Service

Antragstellung. Wir haben uns zum Ziel gesetzt, unsere zukünftigen Partner so weit wie möglich von der mit der Antragstellung einhergehenden Belastung durch Bürokratie und Verfahrensfragen zu entlasten. Wir erwarten im Gegenzug professionelle Exzellenz in den übrigen Bereichen. Wir begleiten Sie währen der kompletten Antragsphase von der Antragserstellung bis zur fristgerechten Einreichung der vollständigen Dokumente. Während Sie den fachlichen Teil verantworten, kümmern wir uns aufgrund unserer Projekterfahrung um den Teil “Implementation” des Antragsdokuments. Dort werden u.a. die organisatorische Struktur des Konsortiums und die Partnerprofile dargelegt. Wir erarbeiten mit Ihnen das projektspezifische Risikomanagement sowie die IPR-Policy des Projektes.

Konsortialvertrag und Grant Agreement. Nach erfolgreicher Antragstellung verhandeln wir mit den Partnern den Konsortialvertrag und bereiten das Grant Agreement vor. Sollten während der Projektlaufzeit Änderungen an den Verträgen notwendig sein, kümmern wir uns um die sach- und formgerechte Durchführung unter Einhaltung der EU-Regularien und in engem Kontakt mit dem Project Officer auf Seiten der Kommission.

Finanzmanagement. Wir erstellen das Budget und machen die finanzielle Verwaltung zur Projektlaufzeit. Bezüglich der Finanzberichterstattung gegenüber der Kommission unterstützen wir unsere Partner in mehrerlei Hinsicht. Wir stellen Vorlagen zur Verfügung und kontrollieren die Zahlen und helfen dann bei der Erstellung der Finanzberichte (Form C) sowie dem Upload ins NEF-System.

Projektberichte. Wir legen großen Wert auf die fristgerechte Abgabe qualitativ hochwertiger Projektberichte. Als administrativer Koordinator stellen wir sicher, dass die in einen Projektbericht involvierten Partner ihren im Projektplan spezifizierten Verpflichtungen gegenüber der Kommission nachkommen. Die Partner werden über das Projektintranet und über Email rechtzeitig an die anstehenden Termine erinnert. Wir stellen Berichtsvorlagen (.docx and LaTeX) zur Verfügung, so dass Sie sich voll auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren können. Für die Kollegen aus der Verwaltung haben wir vorbereitete Exceltabellen mit Hilfetexten und eingebauten Checks.

Projektintranet. Wir pflegen und administrieren ein benutzerfreundliches und nach außen abgesichtertes Intranet, das u.a. allen Partnern den Zugriff auf Projektdokumente ermöglicht: Vorlagen, Anleitungen, offizielle Projektdokumente, Deliverables, Material für Dissemination). Projektteilnehmer können Inhalte einstellen und modifizieren und ihren Partnern zur Verfügung stellen. Ein ausgefeiltes System zur Rechteverwaltung ermöglicht den Schutz sensibler Daten (Finanzberichte der Partner sollen nur von diesen selbst geändert werden können; ggf. sind einige Projektberichte nicht allen Partnern voll zugänglich, etc.).

Projektinterne Kommunikation. Ein steter und guter Informationsfluss ist entscheidend für die erfolgreiche und termingerechte Ausführung des Projektes. Abgesehen von Informationen und Terminerinnerungen per Email organisieren wir Telefonkonferenzen der WP-Leader und produzieren in der Regel innerhalb von 24 Stunden ein Protokoll mit Aktionspunkten und Wichtigem. Wir halten Kontakt zum Project Officer bei der EU-Kommission und regeln insbesondere Formalia wie Änderungen bei den Projektdokumenten.

 

 

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